Legfontosabb fogalmak és funkciók

Projektek:

Önálló költségvetéssel rendelkező bevételi források, tipikusan pályázatok, amelyek által hozott támogatás elköltését menedzselni kell. Rendelkezik egy összesített költségvetéssel, amely az adott projektben résztvevő Egységek költségvetéseiből áll össze. Minden projekt költségvetésénél meghatározhatók, hogy milyen költségvetési sorok és oszlopok kerüljenek felhasználásra. Az elszámolási összesítők az egész pályázat költéseiből állnak majd össze.

Egységek:

Az egyes projekteken belül önálló költségvetéssel rendelkező csoportok. A rendszer minden Egységre tekintve meg tudja határozni, hogy költségvetésénél mekkora és milyen részét költötte már el.

Költségek:

A költségeknek három nagy típusa létezik, amelyek mindegyikénél meg kell határozni, hogy melyik Egység keretét terhelje, és hogy melyik kifizetési kérelemhez tartozik. A rendszer kezeli a deviza/valuta alapú kifizetéseket is. Minden költségnél beállítható, hogy már megtörtént-e, vagy még csak tervezett.

Számlák:

Bármilyen vásárlás vagy szolgáltatás igénybevétele, amelynél a Beszállító egy számlát állított ki.

Utazások:

Utazási költségek, napi díjak elszámolása.

Személyi kifizetések:

Lehet egyszeri kifizetés, vagy munkaszerződés, amely havonta külön-külön generált, és akár utólag állítható kifizetését jeleni. A kifizetési összeg tetszőlegesen állítható részekre oszlik (pl. bruttó bér, bérkiegészítés, eho, nyugdíj járulék...), amelyek külön-külön költségvetési sorra (és oszlopra) terhelhetőek.

Átvezetések:

Itt rögzíthetők azok a pénzmozgások, amelyek nem tartoznak a projekt eredeti költségvetéséhez, és nem tartoznak egyik költségtípushoz sem. Átvezetés eszközölhető projektek között, vagy egy projekt és egy teljesen külső entitás között.

Törzsadatok:

Beszállítók:

Minden számlakibocsátó, akinek a számláját el kell számolni.

Személyek:

Mindenki, akinek személyi kifizetése vagy utazási költségét kell elszámolni.

Leltár:

Ez egy egyszerű lista a leltárba vett eszközökről, adatairól és jelenlegi fellelési helyükről.

Segédadatok:

Minden olyan adat vagy lista, amellyel a rendszer dolgozik egyedileg testre szabható, bővíthető, módosítható. Ilyenek például: beszerzési eljárások (pl. 3 árajánlat, központosított beszerzés), pénznemek, személyi kifizetési szerződéstípusok (pl. keresetkiegészítés, kinevezés), indikátorok (pl. fiatal kutató), utazásnál kiküldetés célja (pl. konferencia), utazásnál költség típusa (pl. napidíj), összes költségvetési sor, egyetemek, karok, tanszékek.